Dans une société comme Modis, le service Note de Frais est absolument stratégique tant sont nombreux les déplacements et frais divers, et ce d'autant plus que notre société demande bien souvent à ses salariés (du simple consultant aux postes les plus gradés) d'avancer des frais professionnels, charge à eux de se faire rembourser ensuite.
Cette importance s'accroit encore quand la Direction met en place les mesures telles que la participation aux abonnements de téléphone et internet, ou à l'achat de matériel pour le télétravail.
Ces mesures engendrent inévitablement une surcharge importante sur le service note de frais, amené à traiter des centaines (voir des milliers) de notes supplémentaires chaque mois.
Dans le même temps et pour ne rien arranger, les exigences réglementaires se resserrent et conduisent notre service à être de plus en plus pointilleux sur la bonne présentation de chaque note.
Cerise sur le gâteau si l'on peut dire,
l'outil utilisé (SX) est particulièrement peu intuitif et engendre d'innombrables incompréhensions sur son utilisation.Aussi, depuis des mois, nous ne cessons de recevoir des témoignages de salariés excédés par les refus de leurs notes de frais, pourtant dument validées par leur manager.
A vue de nez, nous estimons que la proportion de notes refusées (même chez les plus aguerris, l'auteur de ces lignes peut en témoigner) doit être de 20 à 50% engendrant frictions, perte de temps, découragement, dans le meilleur des cas, mais parfois aussi des situations financières dramatiques.
Nous avons alerté la Direction sur ce sujet lors du CSE du mois d'avril, et appris avec surprise qu'un service si important pour le quotidien de modis semblait hors de contrôle : il est en effet externalisé (à Adecco) et ne semble pas fournir d'indicateurs de qualité aussi simples que ce fameux "taux de refus des notes de frais" (réponse donnée lors du dernier CSE).
Imagine t'on un prestataire rendre une prestation aussi souvent décriée sans fournir d'indicateurs de qualité ou de satisfaction dans le monde d'aujourd'hui? Tout client normalement constitué serait depuis longtemps passé à la concurrence. Cependant, ce prestataire nous est imposé par le Groupe Adecco et nous n'avons donc d'autres choix que de batailler pour arriver à faire un constat plus fiable de la situation, dégager les axes d'amélioration et lutter contre toutes les formes d'inerties qui inévitablement se mettront face à toute tentative d'évolution.
Première piste identifiée : fournir un tutoriel pour la saisie des frais d'abonnement tél / internet, qui sont sources de nombreux refus (avez-vous compris comment mettre 2 justificatifs distincts sur une même ligne de frais?).
De votre côté, continuez à nous remonter vos difficultés pour que nous soyons en mesure de d'identifier les points de friction.
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